Bien classer ses documents notariaux pour gagner du temps
Article d’archive. Contenu revu le 14 octobre 2026. Les informations datées restent à replacer dans leur contexte. Retrouvez le rôle actuel de SmartVisite auprès des études notariales.
Un classement utile permet de retrouver une pièce et de savoir quelle version consulter. L’objectif est de faciliter les échanges avec l’étude, sans attribuer à chaque scan la même valeur qu’un acte authentique.
Classer par dossier, puis par nature de document
Préparez un dossier pour chaque bien ou démarche. Séparez les actes, les documents techniques, les échanges avec l’étude et les pièces encore à fournir. Des noms de fichiers lisibles, avec une date et une courte description, évitent de confondre plusieurs versions.
Gardez une liste des documents reçus et des pièces manquantes. Ne détruisez pas un original sur la seule base de sa numérisation : demandez à l’étude ce qu’il faut conserver pour votre situation.
Izimi : distinguer Mes actes et le coffre-fort privé
La FAQ officielle d’Izimi explique que « Mes actes » donne accès aux actes notariés belges conservés dans NABAN depuis le 1er janvier 2015. NABAN est la source officielle. Une copie déposée par vous dans votre coffre-fort privé n’a pas, pour ce seul motif, la valeur probante d’une copie authentique.
Pour un acte plus ancien ou une pièce introuvable, contactez l’étude notariale afin d’identifier la copie à demander. L’absence d’un fichier dans votre propre classement ne signifie pas, à elle seule, que vos droits ont disparu.
Transmettre les pièces nécessaires
Avant un échange, identifiez le destinataire, le dossier et la version de la pièce. Évitez de diffuser un ensemble de documents sans vérifier leur utilité. Pour les informations destinées aux visiteurs, utilisez les documents et les consignes validés par l’étude.
Dans un dossier notarial
SmartVisite travaille exclusivement pour les études notariales et seconde leur chargé de dossier dans l’organisation opérationnelle des visites. Nous préparons les accès, prenons les rendez-vous par téléphone et accueillons les visiteurs selon la mission convenue. L’étude conserve les décisions relatives à la vente et les réponses juridiques. Les interventions techniques relèvent des professionnels concernés.
